пятница, 30 апреля 2010 г.

Тайм менеджмент. Вольный пересказ книги Глеба Архангельского

Причины творческой лени

  • усталость и переутомнение
  • несоответсвие нашего "должен" нашему "хочу"
  • ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи
Россия воспитана на сказках, когда все появляется по "щучьему веленью". Но для достижения успеха нужен серьезный, долгий и упорный труд.

Как себя мотивировать на выполнение "нудных", больших задач?

Резать слонов на биштексы. Не стоит бояться и глобализировать большие задачи. Надо разделить их на мелкие и решать их постепенно, резать слона на бифштексы. Бифштексы должны быть измеримыми (мы можем управлять только тем, что можно измерить). Решать их можно в произвольном порядке (метод швейцарарского сыра, выгрызая дырки из большой задачи каждый день). Планировать и незамедлительно решать некоторое количество неприятных задач (съедать каждое утро по лягушке). Поощрять себя (хотя достижение результата это и так неплохая мотивация) за каждую небольшую победу. Маленькие победы можно фиксировать, например на графике, что дает дополнительную мотивацию.

Использовать "якорь" для быстрого включения в работу. Одним из самых простейших якорей является музыка. Нам песня работать и жить помогает.

Некоторым помогает работа в режиме дедлайна, который можно создавать искусственно.

Таблицы дел

Завести и повесить таблицу ежедневных дел. Выпонил дело -- ставишь галочку, не выполнил дело -- ставишь прочерк. За каждые пятнадцать галочек поощрение. По количеству прочерков видно, какие дела надо подтягивать.

Реактивный и проактивный подходы к жизни

Автор великолепно разжевывает идею Стивена Кови о реактивном и проактивном подходе к жизни.
Он постоянно плыл по течению, спотыкаясь о самого себя, постоянно придумывая оправдания своим неудачам, отказываясь принять на себя ответсвенность.
Люди ведут себя подобно ему, словно они сего лишь проходят мимо жизни, перебираясь из одного дня в другой. Не то, что бы у них не было желаний и мечтаний, как они добиваются успеха, но эти мечты сопровождаются многими оправданиями своего ничего неделания, основанных на убедительных доводах и они мгновенно преграждают им путь, как только такие люди начинают думать, что, возможно, - лишь возможно! - наступит день, когда они начнут исполнять эти желания.
 Но им всегда что-нибудь мешает - неудачное время года, срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером. Так они говорят, но истина заключается в том, что единственным препятствием, стоящим на их пути, являются они сами…
Эта мысль приведена автором из Чака Норриса. Кто хочет ищет способы, кто не хочет - оправдания. Ох, как же часто (кажется), что на нас давят непреодолимые внешние обстоятельства: нет времени, нет денег, устал... А на самом деле это обычный реактивный подход к жизни -- плыть себе и плыть как гамно по течению. Тут уж надо действительно разобраться: нужно тебе это или не нужно. Цель это или мечта (а помечтать, как заметил автор, русский народ любит).

Родные и навязанные цели

Родными целями можно назвать всесторонне обдуманную, проанализированную, "выстраданную" цель. Например как открыть в городе первый медицинский центр. Или освоить новый язык программирования. В противоположность им есть цели навязанные: рекламой, родственниками, стереотипами, окружающей средой, моралью и этикой развращенного общества: я получаю лимон, у меня есть Ламборджини, 3 любовницы и квартира в центре Москвы. Задача человека: отсеять эту шелуху, найти свои истинны ценности.

Мемуарник. Призвание -> Миссия -> Цель

Продолжая тему о постановке глобальных целей жизни, поднятую Кови, Глеб предагает определить свои базовые ценности, на основе которых будут строится долгосрочные цели-маяки. Для этого каждый день записываем в мемуарник Главное Событие Дня, каждую недулю - Главное Событие Недели. Для каждого из этих событий определяем категорию, к которой оно относится, например: поговорил с другом (Друзья), навестил брата (Семья), погулял по историческим местам Москвы (путешествия, новизна ощущений, развитие). У каждого человека свой набор ценностей, важно определить "свои родные", ключевые ценности.

Приводится интересное определение: цель -- то что мы берем от жизни, завоевываем, миссия -- то что отдаем, приносим в этот мир. Для формирования своей миссии автор предлагает составить на себя эпитафию, что скажут потомки, после того, как Вы умрете. Миссию компании можно проверить аналогично.

От миссии переходим к призванию. Если миссию человек может поменять по своему усмотрению в течении своей жизни, то призвание уже на всю жизнь. Любой человек стремится к свободе, а призвание, как то от чего нельзя отказаться, нельзя бросить -- высшая степень несвободы. Но именно оно дает высшую степень осмысленности жизни, счастье.

Ключевые области жизни

Если собрать все задачи и попробовать повесить на них таги, то у занятых людей можно выделить по 5-10  основных тагов (ключевых областей жизни). В каждой из этих областей жизни необходимо иметь четкие цели, сами области долны быть приоритезированы между собой для соблюдения баланса времени между задачами из разных областей.

При достижении долгосрочных целей важно расставить приоритеты. Добиться успеха на работе, в спорте и стать отцом 3 детей вряд ли получится. Необходимо расставить приоритеты и выделить первоочередные цели. Сделать это можно например при помощи мемуарника (= набору ключевых ценностей). Сразу вспоминается Кови с главой про лидерство: Прежде чем взбираться по лестнице убедитесь, что она приставлена к правильной стене.

Карта ценностей

Конечной целью составления целей, ключевых ценностей, миссии, ключевых областей -- карта ценностей. По горизонтальной оси годы, повертикальной области жизни. Составляем примерный план что-где-когда мы хотим достичь. Пусть план будет неточный, но зато он будет.

SMART-цели

Цели должны быть SMART - от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени, например: в этом году получить сертификат OCP.

Планирование дня

Планы нужны для ситуаций, когда все меняется. Вы ведь не планируете чистку зубов, т.к. этот процесс понятен и предсказуем.
Задачи делятся на:
  • жесткие - привязанные ко времени (совещание в 12-00)
  • гибкие - можно делат ьв любое удобное время (слепить патч)
  • бюджетируемые - крупные задачи без конкретного времени исполнения (подготовить лекцию)
В силу того, что мои задачи пока все гибкие из планирования дня я выношу, что лучше иметь хоть какой-то план чем вообще никакого. В моем случае план - конвеер задач, которые решаются непрерывно.

Планирование по принципу День-Неделя-Год

Совсем положе на Планарий, с задачами на день, неделю и хаос. Ежедневно просматриваем задачи и переносим их из Года в Неделю и из Недели в месяц.

Экономия времени

Учитесь говорить НЕТ
Учитесь расчищать вашу жизнь от навязанных дел -- умейте говорить нет делам, которые не соответствуют вашим принципам и целям, делам которые вам не нравятся.
Стратегии отказа:
  1. Военная хитрость -- попросту солгать. Может открыться и отношения будут испорчены.
  2. Логическая аргументация -- не подходит для эмоциональных людей
  3. Отложить/замотать -- к сожалению многие путают надежду и обещание.
  4. Сделать желаемое непривлекательным
  5. Третий путь -- предложить альтернативу
К сожалению твердый отказ у нас нетрадиционен, считается что необходимо оправдываться, хитрить, лгать. Необходимо развививать в себе чувство свободы личности, право на отказ, устанавливать свой privacity, т.е. личное пространство.

Метод здорового пофигизма
Подумай: а нужно ли это выполнять вообще? Может все рассосется и надобность отпадет. Помни принцип ПВО: Не спеши выполнять -- отменят.

Покупка своего времени
Делегируйте свои задачи, задачи которые вам не нравятся, задачи которые отнимают слишком много времени и сил. Передать кому-то, равно как и купить услугу на стороне может выйти дешевле, чем делать все самому. Помни: трать невосполнимое время на Главное.

Принятие решений

Принимай решения используя как можно большее количество критериев (матрицу критериев). Наппример, пишем программу и есть 2 разных варианта ее написать. Критерии для выбора того или иного варианта:
  • Скорость работы
  • Просто кода
  • Скорость реализации
  • Простота тестирования
Каждому из критериев присваиваем вес и считаем, сколько балов набрало каждое из решений. Измеряй, что бы управлять

Круг влияния и кргу беспокойства

У Кови введено понятие "круг влияния" и "круг беспокойства". Обычно круг беспокойства гораздо шире круга влияния. Но зачем беспокоится и вообще знать о том, что не влияет на вашу жизнь и на что не можете повлиять вы сами. Фильтруйте новости и информацию, которую получаете. Количество информации в мире растет по экспоненте и за всем не угонишься. Какая нам разница до наводнения в Папуа и теракта в Сомали.

Творческая карточека

  1. Материализация мыслей. Мысль не записанная мысль потерянная.
  2. Записывать не только свои мысли, но и чужие. Пусть мысли сталкиваются из этого может родится что-то новое. Мысли по теме можно помечать тегами, соответствующим ключевым областям жизни.
  3. Регулярно просматривать эту картотеку

Организация работы на основании структурирования внимания

Сознание человека может работать только с одним объектом, предсознание с 5-9 объектами одновременно. Подсознание работает с бесконечным числом объектов. Рабочее пространство должно соотвествовать этой структуре: в центре один объект с которым работаем, в близи 5-9 близконеобходимых объекта, все остальное на перифирии. Если что-то помещается в область предсознания (становится близконеобходимым объектом) необходимо что-то удалить из этой области, что бы объект не потерял значимость.

Поглотители времени

Интереснейшая мысль, как бюрократия разбазаривает наше личное время. Мы проводим часы земли, что бы сэкономить сто ватт электроэнергии, почему не провести час без бюрократии, что бы сэкономить годы человеческого времени. Вот и сейчас, что бы поменять свои права я вынужден тратить целый рабочий день на этих уебков.
Основным методом борьбы с поглотителями времени является измерение -- ежедневный хронометрах на что уходит сколько времени (интересно, туалет учитывать:)). Подсчитываем, сколько времени тратится на поглотители и строим график. Самое интересное, что как только мы начинаем учитывать и отображать показатель будет сам стремится в лучшую сторону.

Что делать в транспорте
Помимо очевидных читайте, слушайте аудиокигу, отдыхайте, учитесь очень понравился кусок про думайте:
– Обдумывайте конкретный список вопросов. Участники тренингов часто говорят: «В транспорте я думаю». Не тешьте себя иллюзией. Если у вас нет списка конкретных вопросов к размышлению (или ваше думание не есть сознательная обработка только что пришедшей в голову идеи), то скорее всего, абстрактное думание - просто пережевывание одного и того же на холостых оборотах мозга, без смысла и пользы. Гораздо лучше иметь конкретный список вопросов к размышлению в транспорте, и еще - в ходе размышлений обязательно нужно делать пометки в блокноте, чтобы не потерять ценные идеи.

Проведение совещаний

  1. Определитесь с форматом совещания: мозговой штурм/планерка/стратегическое свещание
  2. Определить круг участников. Слишком много лишнего народу будет уметь и мешаться. Или тихо спать в углу мирно тратя свое рабочее время.
  3. Определить круг рассматриваемых вопросов
  4. Определить длительность совещания и следящего за временем.
  5. Организуйте обстановку и разошлите материалы в сжатой форме. Для того, что бы определить, что люди с материалами ознакомились, попросите прислать несколько решений по вопросам. Не приславших решение не приглашайте. Без дополнительных стимулов читать материалы вряд ли кто станет.
  6. Зафиксиуйте и разошлите результаты. Незафиксировнные результаты = отсутствию совещания.

Научите других экономить свое и наше время

Пока в нашем обществе, к сожалению, культура управления временем практически отсутствует. Если у вас украли тысячу рублей, все понимают, что это нехорошо. Если у вас украли час времени, который, в отличие от тысячи рублей, невосстановим и невосполним, - никто не считает это предосудительным.
Посчитайте цену своего времени, времени своего подразделения в деньгах. Боритесь за время не менее жестко, чем за деньги. Время гораздо дороже денег -- оно не возобновляется и его гораздо меньше

Тайм-менеджмент в семейной жизни

  • "Мы вместе" не значит, что "мы делаем одно и то же"
  • У каждого должно быть время для себя (особенно у интравертов)
  • Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде. А еще лучше прописываться.

Тайм-менеджмент и дети

  1. Самомотивация. Не допускать промедление и откладывание задач.
  2. Таблица ежедневных дел
  3. Планирование хороших оценок. Уделение внимания отстающему предмету.

Факты о времени

  • Жизнь дается человеку один раз
  • Время это материал из которого соткана жизнь
  • Время и поступки человека в нем необратимы

Философия ТМ

Организация времени расположением дел и поступков в нем подобно организации пространства перемещением и расположением вещей. Существует 3 уровня организации времени:
  1. Как идти - эффективность - технологический
  2. Куда идти - стратегия - стратегичский
  3. Зачем идти - философия - мировозренческий
Все уровни взаимосвязаны и влияют один на другой. Вместе называется лестница тайм менеджмента.

Взаимозависимость уровней

Начиная заниматься тайм-менеджментом, задумываясь, как использовать время более эффективно, приходишь к вопросу о целях. Из множества целей выбираются наиглавнейшие, становится вопрос приоритетов, который перерастает в вопрос ценностей. Таким образом человек поднимается вверх по лестнице тайм-менеджмента.
Освоившись, установив свои ценности, расставив свои приоритеты начинаешь ставить долгосрочные (годовые) и более краткосрочные (недельные) цели. На ненужные, не соответствующие ценностям задачи не тратим время -- делегируем, покупаем или откладываем их в долгий ящик (метод трех гвоздей).

ТМ-идеалогия одной фразой

«Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами».

Аксиомы ТМ

1. Человек свободен. Поступки могут зависить от начальных условий: ресурсы, наследственность. Однако ничто не определяет нашу жизнь на 100 процентов. Решающее значение имеет наш собственный выбор и наше желание что-то поменять. Не надо ныть и винить во всем окружение, государство, правительство (как это по-русски). Человек свободен изначально и во всем виноват только он сам. Если человек понял, что он свободен, а это чувство начинается внутри, то он может отсеять навязанную ему шелуху, штампы, как он должен жить и что он должен делать.
2. Ответственность. Человек отвечает за тот как он строит свою жизнь и тратит свое время. Цитата про проактивность:
«Амебой», а не «Человеком», я назову человека, неосмысленно и безответственно плывущего по течению, реагирующего на внешние воздействия, но не применяющего свою свободу к построению своей жизни и не берущего на себя ответственность за то, что с его жизнью и его временем происходит.
К сожалению, именно на постсоветском пространстве эта болезнь особенно сильна. Сколько наш человек может придумать причин, почему он не несет ответственности за то, что с ним происходит. Виноваты всегда правительство, президент, жидомасоны, олигархи, демократы, коммунисты, ЖЭК, работодатель и т.д. Знакомо?
3. Развитие. Время жизни - время развития, время совершенствования.

Тайм менеджент не только защита своего времени (время=деньги, позволять воровать свое время и чем не лучше, чем позволить украсть у тебя из кошелька, даже хуже, т.к. время не восполнимо), но и бережное отношение к времени других.

Не быть амебой поможет поставновка целей и определение ценностей.
Цели - самое простое для нас, мы творческая нация, мы умеем мечтать. Но дальше начинается этап тяжелого труда. Большинство жизнеописаний великих людей довольно-таки скучно читать. «Мы решили копать там, где никто еще не копал. Мы копали долго, все вокруг над нами смеялись. Потом сломалась лопата. Ее было сложно починить, но мы ее починили. Потом мы поняли, что копали не в ту сторону, а еще мы натерли мозоли до крови, а денег на пластырь не было, но мы все равно копали». Да, именно так - никаких чудес, никакой золотой рыбки, никакого «щучьего веления». Удача чаще приходит к тому, кто вкалывает, чем к тому, кто лежит на печи и ждет, когда же его жизнь изменится к лучшему.

Помни. Время невосполнимо.

PS: анекдот понравился: «Товарищи, товарищи, я без очереди!» - «Очередь для тех, кто без очереди, - в соседнее окошко!»

Комментариев нет: